Det er ikke tillatt å låne enkeltdokumenter som allerede er arkivert på sak.
Saksmapper (og arkivbokser) lånes ut fra arkivet på følgende vilkår:
- Utlån av saksdokumenter skal alltid skje gjennom arkivtjenesten.
- Utlån skal registreres i postjournalen eller på utlånskort som blir plassert på den utlånte mappa sin plass i arkivet. Når utlånt materiale blir returnert, skal arkivtjenesten avskrive utlånet.
- Det er ikke tilllatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere (...uten at arkivet får beskjed).
- Saksbehandlerne har ansvaret for at materiale de låner fra arkivet blir registrert, og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet.
- Utlånt materiale skal normalt leveres tilbake innen 4 uker. Når saksbehandlingen krever at utlånstiden blir forlenget, må arkivtjenesten få melding om dette.
- Utlånt materiale er låneren sitt ansvar til utlånet er avskrevet.
- Låneren må passe på at ingen dokumenter blir fjernet eller lagt til i en mappe, og at ordenen i mappen ikke blir ødelagt.
- Saksmapper som leveres arkivtjenesten for arkivlegging, skal være renset for dubletter, notater o.l.
Rutiner finnes under Rutiner - Periodiske rutiner - Bruk og lån av mapper.
