Det er ulikt ansvar for å holde rutinebeskrivelsene oppdatert. Dersom det er et delt ansvar mellom administrative ledere og arkivtjenesten, beskrives det her.

Rutiner for å sikre dokumentasjon fra organets virke

• Arkivleder har et overordnet faglig ansvar for kommunenes samlede arkivtjeneste, for arkivdanning og for bevaring av arkivmateriale.
• Arkivleder er systemansvarlig for elektronisk journal for sakarkivet og elektronisk sak/arkivsystem

• Arkivleder skal påse at arkivvirksomheten er i samsvar med gjeldende lover og reglement og at arbeidsoppgavene utføres på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på, samt at arkivarbeidet utføres i tråd med de yrkesetiske retningslilnjene for arkivarer.Arkivleder er kommunenes kontaktperson utad i saker som gjelder arkivvirksomhet.
• Arkivleder skal være en kontrollinstans og kvalitetssikre registrering og arkivering.
• Arkivleder har ansvar for utlån av originaldokumenter og innhenting etter utlån.

• Enhetsleder har det fulle ansvar for arkivet ved deres enhet.
• Enhetsledere har ansvar å fordele ufordelt post
• Enhetsledere har ansvar å følge de rutiner, og holde seg innenfor de arkivforskrifter som er gjeldende
• Enhetsleder har rapporteringsplikt til Servicekontoret/Arkivtjenesten ved mangler,feiler i journalføringen og etc.
• Enhetsleder har ansvar for å følge opp restansen ved sin enhet

Saksbehandlere

• Saksbehandlere skal følge de lover og regler som er satt for arkivarbeidet, og andre bestemmelser i arkivplanen som angår saksbehandling.
• Saksbehandlere skal ikke opprette egne arkiver med originaldokumenter, og de har ansvar for at original dokumentasjonen ikke blir skadet, går tapt eller blir utsatt for urettmessig innsyn under saksbehandlingen.

Systemansvarlig

I dette kapitlet legges spesielle rutiner/prosedyrer som ledere og saksbehandlere skal ha i kommunen i forhold til arkiv- og dokumentasjonsplikten for offentlige organ. Del opp etter administrative enheter, fagområder eller ansvarsnivå.

Nærmere beskrivelse av ansvar se: arkivansvar og fullmakter.

NB ! Dersom leder/andre også har et spesifikt ansvar her beskrives det i eget dokument her i dette kapitlet.